Skype for Business for Android

Analyysin teki Appwesome

Yrityksen viestintäsovellusta valitessa ratkaisevaa ei ole pelkkä toimintojen määrä, vaan se, miten hyvin sovellus sopii tiimin arkeen. Skype for Business Androidille on Microsoft Corporationin yrityskäyttöön suunnattu viestintäsovellus. Se on maksuton, ja sen taustalla on pitkä historia: se julkaistiin 29.3.2013 aiemmalta nimeltään Lync 2013. Minusta sen arvo riippuu ennen kaikkea siitä, käyttääkö työpaikka jo Microsoftin palveluita ja onko organisaation tapa järjestää kokouksia rakennettu tämän ympärille.

Nopeus riippuu enemmän tilanteesta kuin odotuksista

Puhelimella käytettävän kokoussovelluksen kohdalla en odota, että kaikki tuntuisi yhtä ripeältä kuin tietokoneella. Mobiilissa pitää siirtyä viestistä kokoukseen, tarkistaa osallistujat ja jatkaa keskustelua pienellä näytöllä. Skype for Business on luontevimmillaan silloin, kun tiedät jo, mihin kokoukseen olet menossa tai kenen kanssa sinun pitää olla yhteydessä. Jos avaat sovelluksen vasta viime hetkellä ja alat etsiä oikeaa keskustelua kiireessä, pienet käyttöliittymän vaiheet voivat tuntua suuremmilta kuin ne ovatkaan.

Minun käytännön neuvoni on valmistella kokous ennen liikkeelle lähtöä: tarkista kalenterimerkintä ja varmista, että tiedät, miten pääset mukaan. Näin puhelin toimii kokousvälineenä eikä paikkana, jossa yrität samalla selvittää päivän aikataulua. Tämä on erityisen hyödyllistä työmatkalla, jossa yhteys voi vaihtua ja huomio joutuu jakautumaan ympäristön sekä keskustelun välillä.

Kun kokouksesta tulee tavallista raskaampi

Kevyt viestinvaihto ja pitkä videokokous ovat puhelimelle hyvin erilaisia tehtäviä. Kun kokouksessa on paljon osallistujia tai mukana on näytön jakamista, sovellus joutuu käsittelemään enemmän sisältöä kuin tavallisessa keskustelussa. Tällöin puhelimen koko, akun varaustaso ja verkkoyhteyden tasaisuus vaikuttavat siihen, kuinka mukavalta käyttö tuntuu. En siis arvioisi kokemusta vain sen perusteella, että sovellus käynnistyy ja viestit kulkevat.

Jos osallistun pitkään keskusteluun, pidän tärkeimmän aineiston valmiiksi saatavilla ja käytän puhelinta kuuntelemiseen sekä lyhyisiin puheenvuoroihin. Yksityiskohtien tarkasteluun tai esityksen seuraamiseen tietokoneen suurempi näyttö on yleensä parempi. Tämä työnjako vähentää tarvetta hyppiä sovellusten välillä ja auttaa välttämään tilanteen, jossa yritän lukea pientä tekstiä samalla kun keskustelu etenee.

Vakaus ja palautuminen keskeytyksistä

Mobiilikäytössä luotettavuus tarkoittaa myös sitä, miten hyvin pystyy jatkamaan, kun työ keskeytyy. Puhelu voi saada sinut poistumaan sovelluksesta, yhteys voi hetkeksi heikentyä tai sinun täytyy siirtyä toiseen paikkaan. Tällaisiin tilanteisiin kannattaa suhtautua realistisesti: puhelin ei ole aina yhtä ennakoitava kokousympäristö kuin rauhallinen työpiste. Jos tärkeä esitys alkaa, valitsen mahdollisuuksien mukaan paikan, jossa voin pysyä paikallani ja seurata sisältöä keskeytyksettä.

Arjen varasuunnitelma on yksinkertainen: pidä kokouksen tiedot helposti löydettävissä ja ilmoita muille, jos ääni tai yhteys alkaa pätkiä. Jos tehtävä on kriittinen, varmistan etukäteen, että minulla on käytettävissä myös toinen laite tai tapa liittyä keskusteluun. Se ei ole erityinen ominaisuus vaan järkevä tapa käyttää mitä tahansa mobiilikokousratkaisua.

Laitteen rajat ovat osa käyttökokemusta

Android-puhelinten näytöt ja suorituskyky vaihtelevat, joten sama kokous ei tunnu kaikilla laitteilla samanlaiselta. Pienellä näytöllä osallistujien ja jaetun sisällön seuraaminen voi olla hankalaa, vaikka yhteys toimisi hyvin. Jos huomaat joutuvasi jatkuvasti zoomaamaan tai vaihtamaan näkymää, kyse voi olla ennen kaikkea puhelimen koosta ja kokouksen sisällöstä, ei omasta osaamisestasi.

Myös laitteen muu käyttö vaikuttaa: jos taustalla on paljon avoimia sovelluksia, puhelin on kuuma tai akku vähissä, pitkän videokeskustelun mukavuus voi kärsiä. Suljen ennen tärkeää kokousta tarpeettomia sovelluksia ja valitsen mahdollisuuksien mukaan Wi-Fi-yhteyden. Nämä ovat pieniä valmisteluja, mutta ne ovat usein hyödyllisempiä kuin se, että vaihtaa sovellusta pelkän oletuksen perusteella.

Helppokäyttöisyys ja monipuoliset ominaisuudet

Skype for Business Androidille on suunniteltu siten, että se olisi mahdollisimman käyttäjäystävällinen. Kun avaat sovelluksen ensimmäistä kertaa, huomaat heti selkeän ja hyvin jäsennellyn käyttöliittymän. Ei tarvitse olla tekninen guru ymmärtääkseen, mistä aloittaa.

Sovellus tarjoaa monia ominaisuuksia, jotka tekevät siitä houkuttelevan vaihtoehdon yritysviestintään. Voit järjestää videoneuvotteluja jopa 250 osallistujan kanssa, mikä tekee siitä erinomaisen työkalun suurille tiimeille. Toinen kätevä ominaisuus on mahdollisuus jakaa näyttösi muiden osallistujien kanssa. Tämä on ehdottoman hyödyllinen toiminto, kun haluat esitellä projektin yksityiskohtia tai kouluttaa tiimiäsi.

Integraatio ja yhteensopivuus

Yksi Skype for Businessin suurimmista vahvuuksista on sen saumaton integraatio muiden Microsoftin tuotteiden kanssa. Jos tiimisi käyttää jo Office 365:ttä, tämä sovellus on kuin kirsikka kakun päällä. Integraatio Outlookin kalenterin kanssa tekee kokousten järjestämisestä lastenleikkiä. Voit myös synkronoida yhteystietosi helposti, mikä säästää aikaa ja vaivaa.

Yhteensopivuus on toinen merkittävä etu. Sovellus toimii lähes kaikilla Android-laitteilla, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, toimiiko se juuri sinun puhelimellasi tai tabletillasi. Ja vaikka käytössä olisi eri laitteita, sovellus synkronoi tiedot saumattomasti kaikilla, mikä tarkoittaa, että pääset käsiksi tietoihin mistä ja milloin tahansa.

Microsoft-ympäristön mukainen työskentely

Microsoftin työkaluihin nojaavassa organisaatiossa kalenterin ja yhteystietojen yhteys voi vähentää turhaa käsin etsimistä. Käytännössä hyöty näkyy esimerkiksi siinä, että kokouspäivänä voit katsoa aikataulun samasta tutusta ympäristöstä sen sijaan, että kokoaisit osallistujat ja tiedot erillisistä sovelluksista. Tämä on eri asia kuin se, että jokainen työpaikka saisi sovelluksesta saman hyödyn: jos yritys käyttää toista kokousalustaa, tutut Microsoft-yhteydet eivät välttämättä ratkaise arjen kitkaa.

Hyvä käyttötapa on pitää sovelluksen rooli selkeänä. Jos päivän työ koostuu kokouksista, viesteistä ja nopeista yhteydenotoista kollegoihin, puhelin voi olla käytännöllinen jatke työpöydälle. Jos taas työskentelet pääasiassa tiedostojen yhteismuokkauksen tai laajan projektinhallinnan parissa, Skype for Business ei yksin korvaa niihin tarkoitettuja työkaluja. Silloin se kannattaa nähdä viestintäkanavana muiden työvälineiden rinnalla.

Arjen tilanne: kokous jatkuu matkalla

Kuvitellaan, että aamun työpisteellä alkanut keskustelu venyy ja seuraavaan tapaamiseen pitää siirtyä toiselle puolelle toimistoa tai matkalle. Android-sovellus voi olla hyödyllinen, jos haluat pysyä mukana ja kuunnella, vaikka et pysty avaamaan tietokonetta. Tällaisessa tilanteessa käytän puhelinta mieluummin osallistumiseen kuin esityksen yksityiskohtaiseen tarkasteluun. Jos minun pitää kommentoida kaaviota tai verrata useita dokumentteja, pyydän tarvittaessa kollegaa palaamaan kohtaan myöhemmin isommalla näytöllä.

Toinen toimiva työnkulku on käyttää näyttöjakoa vain silloin, kun siitä on keskustelulle selvä hyöty. Puhelimen kautta osallistuva voi seurata yhteistä tilannetta, mutta pieni ruutu tekee yksityiskohtien lukemisesta työläämpää. Esittäjän kannattaa siksi kertoa ääneen, mihin kohtaan hän viittaa, eikä olettaa, että jokainen näkee tekstin yhtä tarkasti. Tämä pieni käytännön huomio tekee mobiiliosallistumisesta helpompaa myös muille.

Tietoturva ja yksityisyys

Tietoturva on tänä päivänä kuuma peruna, ja Skype for Business ottaa sen vakavasti. Sovellus käyttää vahvaa salausmenetelmää, joka varmistaa, että keskustelusi ja tiedostosi pysyvät turvassa. Tämä on erityisen tärkeää, kun käsittelet arkaluonteisia yritystietoja.

Lisäksi sovelluksessa on käyttäjävaltuutukseen perustuva pääsy, mikä tarkoittaa, että vain valtuutetut henkilöt voivat liittyä kokouksiin tai tarkastella tiettyjä tietoja. Tämä tuo mielenrauhaa niin työntekijöille kuin työnantajillekin.

Turvallisuudesta huolimatta arvioin mobiilikäyttöä myös ympäristön kautta. Avoimessa tilassa tai julkisessa liikenteessä kuulokkeet ja näytön huolellinen tarkastelu ovat järkeviä, jos keskustelussa käsitellään työasioita. Sovelluksen käyttäminen ei itsessään poista tarvetta noudattaa oman työpaikan ohjeita siitä, missä ja millä laitteella luottamuksellisia asioita käsitellään.

Mihin vaihtoehtoon kannattaa verrata?

Yritysten tavalliset vaihtoehdot ovat usein organisaation jo valitsema kokous- ja viestintäpalvelu tai puhelimen yleiskäyttöinen viestisovellus. Skype for Businessin vahvuus on järkevin arvioida sen mukaan, kuuluuko se työpaikan käytäntöihin ja Microsoft-ympäristöön. Jos kollegat sopivat kokoukset siellä ja kalenteri tukee työnkulkua, erilliseen kuluttajasovellukseen siirtyminen voi hajottaa keskustelut useaan paikkaan.

Jos taas tarvitset sovellusta lähinnä ystävien videopuheluihin tai haluat käyttää samaa palvelua työssä ja vapaa-ajalla, yritysviestintään tehty työkalu voi tuntua turhan rajatulta tai hallinnolliselta. Samoin tiimi, joka on jo keskittänyt työnsä toiseen kokousalustaan, hyötyy yleensä enemmän yhteisestä käytännöstä kuin uuden rinnakkaisen sovelluksen asentamisesta. Oikea valinta on useimmiten se, jota muut osallistujat jo käyttävät, ei se, jossa on pisin ominaisuuslista.

Käyttäjäkokemukset ja palaute

Sovelluksella on 3,9 tähden keskiarvo 174 tuhannen arvion perusteella, ja siitä on kirjoitettu 45 tuhatta käyttäjäarviota. Se on asennettu yli 10 miljoonaa kertaa. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät takaa, että kokemus olisi jokaisella laitteella samanlainen. Käyttäjäkokemukset ovat olleet pääosin positiivisia. Monet arvostavat sovelluksen helppokäyttöisyyttä ja monipuolisia ominaisuuksia. Erityisesti kiitosta on saanut videoneuvottelujen laatu ja näytönjakomahdollisuus.

Joillakin käyttäjillä on ollut haasteita sovelluksen vakauden kanssa, mutta nämä tapaukset ovat olleet harvinaisia. Microsoft päivittää sovellusta säännöllisesti, joten suuremmat ongelmat korjataan yleensä ripeästi.

Kenelle se sopii, ja milloin valitsisin toisin?

PEGI 3 -ikäluokitus kertoo, että sisältö sopii kaikenikäisille, mutta käyttötarkoitus on selvästi työelämän viestintä. Suosittelisin sovellusta ihmiselle, jonka työnantaja tai tiimi käyttää Skype for Businessia ja joka tarvitsee kokouksiin pääsyn Android-puhelimella. Se voi olla hyödyllinen myös silloin, kun haluat seurata keskustelua liikkuessasi tai hoitaa lyhyen työasioiden yhteydenoton ilman tietokonetta.

Sen sijaan en valitsisi sitä ensimmäiseksi vaihtoehdoksi yksityiseen viestintään tai tiimille, joka on jo vakiinnuttanut toisen palvelun. Ennen lataamista kannattaa tarkistaa, käyttääkö oma organisaatio tätä palvelua ja millä tavalla työtili otetaan käyttöön. Sovelluksen asentaminen ei yksin takaa, että se sopii yrityksen järjestelmään tai että kollegat tavoittaa sitä kautta.

Lopuksi: arvioi sitä omassa työympäristössäsi

Skype for Business for Android on ilmainen yrityssovellus, jonka vahvuudet liittyvät ennen kaikkea kokouksiin, näytön jakamiseen ja Microsoft-työkalujen kanssa yhteensopivaan arkeen. Sen 3,9 tähden keskiarvo antaa yleiskuvan käyttäjien vaihtelevista kokemuksista, mutta oma arvio kannattaa tehdä sen mukaan, miten sujuvasti sovellus sopii juuri oman tiimin käytäntöihin. Microsoft Corporationin sovelluksena se on tuttu vaihtoehto monille työpaikoille, mutta se ei automaattisesti ole paras valinta jokaiselle ryhmälle.

Minun suositukseni on käytännöllinen: jos työpaikkasi käyttää sitä jo, kokeile puhelimella ensin lyhyttä kokousta ja tarkista, miten ääni, näkymä ja oma laitteesi toimivat. Pidä pidemmät esitykset ja tarkkuutta vaativat tehtävät mieluummin tietokoneella. Jos taas organisaatiosi käyttää muuta palvelua tai etsit sovellusta henkilökohtaiseen yhteydenpitoon, valitsisin sen sijaan työkalun, joka sopii paremmin siihen käyttöön.